Créer un calendrier avec Excel
Votre agenda électronique ne vous convient plus ? Il vous faut certainement un calendrier plus adapté à vos besoins. Pour cela, Excel vous propose de créer votre propre calendrier et de le personnaliser. Toutefois, le plus dur, c’est de savoir utiliser les formules de dates ainsi que les formats conditionnels. Alors, comment créer un calendrier Excel ? Cet article vous montre la voie.
Création de la base de l’agenda
Créer un calendrier Excel 2015 se fait en plusieurs étapes et la première consiste à créer la base de l’agenda. Pour cela, vous devez sélectionner l’ensemble des cellules de l’onglet en cliquant sur le triangle en haut à gauche avant de choisir un remplissage en blanc des cellules. Pour obtenir un petit tableau compact, il faut réduire la taille des colonnes. La seconde étape va consister à placer les champs dynamiques, notamment pour l’année.
Paramétrez le changement de mois ou d’années
Pour changer le mois ou l’année dans votre calendrier, il faudra ajouter une liste déroulante. Il faut alors aller au menu, voir les options dans « personnaliser le ruban ». Dans cet onglet, vous allez ensuite activer l’option « développeur ». Cette action va faire apparaître un nouvel onglet nommé « développeur». Il faudra alors insérer une « liste déroulante » qui est une option proposée par l’onglet. Pour pouvoir l’ajuster à votre feuille Excel, vous faudra utiliser l’onglet format. Pour incorporer le mois et l’année à la liste déroulante, il faudra les lister dans cette même feuille de calcul dans une colonne plus loin. Sur la liste déroulante, il est ensuite nécessaire de faire un clic droit et choisir la boite de dialogue « format de contrôle ». La plage d’entrée correspond à la liste de mois ou les années et la cellule liée concerne la valeur attribuée par rapport à l’ordre du mois ou de l’année dans la liste précédemment réalisée. Cet outil vous servira pour aller d’un mois à un autre ou d’une année à une autre. Rien de plus pratique !
Paramétrez la modification automatique des dates
Pour que les dates se modifient automatiquement en fonction des mois, il suffit de le programmer au niveau du tableau en prenant en compte les fonctions dates et semaines. Il ne faut surtout pas oublier de programmer le début de la semaine pour le lundi. Pour modifier le format d’affichage de votre calendrier, afin qu’il s’affiche sous forme de mois et non de date, il suffit d’aller dans le format de la cellule en faisant un clic droit et de taper « mmmm » dans la sélection personnalisée.
Vous pouvez également, à partir du menu déroulant, automatiser les dates en utilisant la fonction date d’Excel. Cette opération peut aussi être employée pour incrémenter les dates. Il suffit ensuite de réaliser la mise en forme selon les préférences avec l’onglet « Format », la boite de dialogue « Format de cellule », « nombre » et choisir un format dans « personnalisé ». Si vous souhaitez obtenir une mise en forme identique à celle d’un calendrier, il faudra choisir type « j » pour jour.
Mise en forme
Pour une meilleure harmonisation de votre calendrier, il faut d’abord mettre les jours correspondants au mois précédent en gris clair. Pour cela, il suffit de sélectionner la première ligne de date de B4 à H4 puis d’aller dans l’onglet Accueil et « Mise en forme conditionnelle » avant de cliquer sur Nouvelle Règle. Cela vous permettra d’appliquer une mise en forme uniquement sur les cellules qui contiennent des chiffres. Vous pouvez aussi choisir de masquer le dernier jour du mois s’il se trouve dans la dernière ligne du dessous. Pour réussir la tâche, il suffit de sélectionner la dernière ligne et d’appliquer les mêmes modifications que sur les jours correspondants au mois précédent.
A cette étape, il faut prendre le temps de réaliser les mises en page et forme nécessaire. En effet, la définition de la police ou des marges va vous permettre d’avoir une meilleure interface graphique de votre calendrier. Les couleurs et autres mises en forme vous permettront de lire facilement en une seule fois, de connaître s’il y a des événements ou dates importantes prochainement. Vous pouvez aussi en profiter pour définir la zone d’impression. Cela pourrait vous servir lorsque vous aurez besoin d’imprimer votre agenda du jour.
Utiliser un modèle de calendrier d’Excel
Vous pouvez également choisir comme base les modèles gratuits de calendrier préconstruit dans Excel. Les bases proposées dépendent de la version que vous utilisez : Excel 2016, Excel 2017, … C’est surtout au niveau du design que des changements ont été réalisés. Une fois que vous aurez choisi votre modèle, il vous suffira d’effectuer certaines manipulations pour l’adapter à vos besoins.
Il faut, par exemple, commencer par la modification des champs. Il suffit de faire un double-clic sur la cellule et de la changer en fonction du mois. Pour la date, vous avez deux options : soit vous réaliser la même manipulation, soit vous opter pour la fonction « auto-remplissage ». Pour ajouter un événement, il faut aller sur le champ de la date assujettie à ce dernier, faire un double-clic et écrire l’intitulé.
