S’il est un sujet qui concerne de plus en plus les entreprises, c’est bien l’archivage numérique. En effet, toutes les sociétés sont concernées par le besoin d’archiver leurs documentations. La forte croissance du digital lors de ces dernières années a favorisé le développement de l’archivage numérique. Fini les tonnes de documentations papiers amassées dans les locaux, place au data et à la sécurisation des documents d’une entreprise. Nous allons vous présenter ce qu’est l’archivage numérique et ce qu’il peut concrètement apporter à une entreprise.
En quoi consiste l’archivage numérique ?
Les documents papiers comme digitaux d’une entreprise sont très importants. En effet, la plupart de ces derniers sont confidentiels. Les documents que possède une entreprise sont sa marque de fabrique. Il est donc capital de les protéger et de sécuriser leur conservation. L’archivage papier est couramment utilisé par les entreprises. Il s’agit de dupliquer les documents papiers originaux et de les conserver dans un lieu autre que les locaux de l’entreprise (plus d’informations ici).
Dans une entreprise tout document peut être numérisé et conservé en sécurité. Il s’agit donc d’enregistrer et sauvegarder des informations en version digitale. L’archivage numérique assure de digitaliser des documents physiques en les scannant et en les sauvegardant.
Un gain de temps et d’argent
Ce processus se distingue en deux grandes étapes. Pour commencer, il est nécessaire d’effectuer un stockage de la documentation en version numérique. La seconde étape est d’effectuer une sauvegarde de la documentation afin de bénéficier d’un contenu dupliqué ayant pour objectif de posséder plusieurs versions du document.
Cette dernière étape permet d’anticiper certains désagréments pouvant survenir au sain d’une entreprise. En effet, un incendie, une inondation ou un cambriolage peuvent détruire certains documents. Le fait d’avoir recourt à l’archivage numérique permet de prévenir ce type de désagrément.
Cette organisation spécifique pour les entreprises est rendue possible grâce à la création des serveurs qui ont su remplacés les fameuses disquettes. Ces serveurs sont capables de stocker une multitude d’informations en grande quantité. Gain de temps, gain d’argent, sécurité, l’archivage numérique devient un incontournable pour les entreprises. Il faut savoir que l’archivage numérique, contrairement à l’archivage papier permet une mise à jour instantanée.
